Claritate absolută asupra limitelor și modului de lucru

Cel mai sigur mod este un pilot asistat de 4 săptămâni. Analizăm 30–50 de PDF-uri reale de la clienții tăi, configurăm catalogul de SKU-uri și regulile de ambalare și testăm profilul de export CSV direct în ERP-ul tău.

Pregătirea inițială se face împreună cu noi. Deși verificarea zilnică a comenzilor este efectuată de operatorii tăi, încărcarea catalogului, asocierea codurilor și testarea formatului de fișier se realizează cu sprijinul echipei noastre.

De regulă între 5 și 10 zile lucrătoare. Dependența principală este primirea fișierului CSV cu catalogul de produse și a unui eșantion reprezentativ de comenzi PDF.

Avem nevoie de trei lucruri: (1) Catalogul activ de produse cu SKU-uri și unități de ambalare, (2) Lista clienților frecvenți și a codurilor cunoscute ale acestora, și (3) Structura de coloane CSV pe care ERP-ul tău o utilizează pentru importul de comenzi.

Nu, categoric nu. Extracția automată produce un draft marcat explicit „Draft (Neverificat)”. Tehnologia propune; un operator uman verifică și aprobă. Nicio comandă nu poate fi exportată fără semnătura explicită a unui utilizator autorizat.

Ecranul afișează PDF-ul original al clientului în stânga și tabelul structurat și editabil în dreapta. Când operatorul dă clic pe orice valoare extrasă, sistemul luminează zona exactă de text pe pagina corespunzătoare din PDF.

O excepție blocantă (ex. SKU necunoscut, dată lipsă, multiplicator ambalaj neconfirmat) împiedică aprobarea comenzii până la rezolvare. Un avertisment (ex. dată de livrare în trecut) poate fi asumat de un utilizator autorizat cu introducerea unui motiv obligatoriu.

Da. Operatorii au control total de editare asupra antetului și liniilor de comandă. Fiecare modificare este înregistrată în jurnalul de audit, iar valoarea originală extrasă rămâne vizibilă pentru proveniență.

Aplicația reține legătura dintre codul cumpărătorului și codul tău de produs. Când un cumpărător folosește codul propriu, sistemul verifică legăturile confirmate anterior și asociază automat SKU-ul intern. Pentru coduri noi, operatorul alege produsul corect și poate salva o regulă pentru comenzile viitoare.

Fiecare SKU are un factor autorizat (ex. 1 cutie = 12 buc). Când un client comandă 3 cutii, sistemul calculează automat 36 de bucăți pentru exportul în ERP și afișează formula explicit pe linie. Dacă factorul lipsește, comanda este blocată.

Sistemul generează o excepție blocantă de „Unitate de ambalare ambiguă”. Linia nu poate fi aprobată până când un utilizator autorizat nu stabilește relația matematică exactă.

Administratorii importă actualizările de catalog prin CSV. Actualizarea catalogului nu modifică niciodată comenzile istorice deja aprobate, păstrând neschimbat jurnalul de audit.

Nu. Aplicația refuză scrierea directă în baza de date a sistemului tău de gestiune pentru a proteja integritatea datelor tale. Generăm un singur fișier CSV convenit și testat pentru funcția standard de import a sistemului tău.

Orice ERP capabil să importe comenzi prin fișiere CSV sau text: WinMENTOR, Saga, SeniorERP, ASiS, SocrateCloud, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Sage etc.

Deoarece profilul de export este validat în mediul tău de test în timpul configurării inițiale. Începem lucrul cu comenzi reale doar după ce echipa ta confirmă că fișierele de probă s-au importat cu succes în sistem.

Când un operator re-descarcă un fișier deja exportat, sistemul afișează un avertisment proeminent de posibil duplicat, iar fiecare descărcare este înregistrată cu autor și timestamp.

Sistemul oferă trei niveluri aditive de permisiuni: Operator (încarcă, verifică, rezolvă excepții), Aprobator (drept formal de a aproba versiuni) și Administrator (gestionează utilizatori, cataloage și reguli de mapare).

Da, dacă administratorul i-a acordat permisiunea de aprobare. Pentru companiile care impun principiul celor 4 ochi, dreptul de aprobare poate fi restricționat exclusiv managerilor.

Nu. Încurajăm conturi individuale pentru fiecare membru al echipei pentru a garanta responsabilitatea și trasabilitatea completă a acțiunilor.

Nu. Documentele, prețurile și datele clienților tăi sunt procesate strict prin endpoint-uri enterprise private cu zero-data-retention pentru antrenare. Nu antrenează modele publice.

Izolarea este impusă direct la nivelul bazei de date. Comenzile, catalogul și clienții fiecărei companii sunt separate strict, prevenind orice acces sau scurgere de date între organizații.

Toate bazele de date, fișierele PDF și serverele de procesare sunt localizate în centre de date securizate din Uniunea Europeană, conform GDPR.

Documentele și versiunile comenzilor sunt păstrate în mod standard 90 de zile pentru reconciliere și audit operațional, administratorii putând solicita exporturi complete sau ștergere anticipată.

VELDOX este optimizat pentru PDF-uri text generate electronic (din softuri de contabilitate sau gestiune) de până la 10 MB, maxim 20 de pagini și până la 200 de linii de comandă.

Redirecționarea automată de email este o capabilitate planificată post-MVP. În versiunea curentă, încărcarea se realizează prin browser în biroul securizat.

Funcționează în orice browser modern (Chrome, Edge, Firefox, Safari) pe Windows, macOS sau Linux. Recomandăm o rezoluție de minim 1280x720 pentru confortul vizual al biroului split-screen.

Prețul este stabilit pe baza volumului lunar de comenzi și a cerințelor catalogului tău. Pentru un distribuitor independent, pilotul asistat de 4 săptămâni are un tarif clar stabilit la consultarea inițială, iar abonamentele ulterioare sunt dimensionate pe volum, fără costuri pe utilizator.

Da, absolut. Pilotul nu implică nicio obligație pe termen lung. Dacă rezultatele măsurate nu justifică investiția, nu datorezi nimic dincolo de taxa inițială de asistență.